Cambiar de contador cuesta tiempo, y ese tiempo lo pone tu equipo
Cambiar de contador no se traba por falta de voluntad. Se traba porque juntar la información para el estudio nuevo le toma horas al mismo equipo que factura, despacha y cobra, y esas horas salen de la operación del mes.
Por eso muchas empresas postergan el cambio aunque ya lo tengan decidido. La decisión se toma en gerencia, pero el trabajo cae en administración.
Hay un segundo freno, más callado: el temor a que en el traspaso se pierda algo que solo sabía el contador anterior. Ese temor tiene fundamento.
Lo que solo sabía el contador saliente
En un cambio mal hecho se pierde lo que nunca se escribió: por qué se registró así una operación, qué saldo quedó pendiente de aplicar, qué requerimiento de SUNAT seguía abierto. Esa información vive en la cabeza del contador saliente o en su computadora.
Y la responsabilidad sobre esos papeles no se va con él. El Código Tributario pone la obligación de conservar los libros, registros y documentos en la empresa, no en su contador, y la mantiene mientras el tributo no haya prescrito (artículo 87, numeral 7).
⚠️ Si los libros o documentos se pierden, la empresa tiene 15 días hábiles para comunicarlo a SUNAT (Código Tributario, art. 87, num. 7) y 60 días calendario para rehacerlos, contados desde el día siguiente del hecho (RS 234-2006/SUNAT, art. 10). Eso no le quita a SUNAT la facultad de determinar los impuestos sobre base presunta.
Base presunta quiere decir que SUNAT determina el impuesto «en mérito a los hechos y circunstancias» relacionados con la operación, y no con la contabilidad de la empresa (Código Tributario, art. 63). Uno de los supuestos que la habilitan es muy concreto: que SUNAT pida los libros o documentos que sustentan la contabilidad y la empresa no los exhiba en el plazo del requerimiento (art. 64, num. 3). Si el traspaso dejó papeles en el camino, ese es el riesgo.
Los libros electrónicos tienen una ventaja: la norma permite que SUNAT sustituya a la empresa en su conservación. Pero el sustento de cada operación —el contrato, el voucher, la guía, la explicación de un asiento— no siempre está en SUNAT. Eso es lo que hay que recibir en mano.
Qué le pedimos al contador saliente, y para qué sirve cada cosa
Cuando una empresa pasa a trabajar con nosotros, le entregamos una lista para reenviarla tal cual al contador saliente. Todo va en digital, salvo los libros físicos legalizados. Lo que no exista basta con que se indique por escrito.
No la pedimos por trámite. Cada bloque sirve para que la contabilidad siga teniendo trazabilidad al día siguiente del cambio:
- Accesos. Clave SOL, AFPNet, la cuenta de detracciones y la casilla electrónica de SUNAFIL. Sin ellos no se presenta ni la primera declaración.
- Los números a la fecha del corte. Balance de comprobación, estados financieros del último cierre y cuentas por cobrar y por pagar con su antigüedad. También los activos fijos con su depreciación, los préstamos vigentes y el respaldo del sistema contable. De ahí parte la contabilidad nueva.
- Declaraciones y libros presentados. Declaraciones mensuales del año con sus constancias, la Declaración Jurada Anual anterior, libros electrónicos (PLE o SIRE) y los registros de compras y ventas en Excel. Sirven para comprobar que lo declarado coincide con lo registrado.
- Saldos tributarios que se arrastran. Crédito fiscal del IGV pendiente, saldo a favor y pagos a cuenta de renta, saldo de detracciones, percepciones y retenciones por aplicar. Es plata de la empresa: si nadie la anota, se pierde de vista.
- Situación ante SUNAT y SUNAFIL. Requerimientos, esquelas o cartas inductivas abiertas, órdenes de pago y fraccionamientos vigentes, y el estado del buzón electrónico. Nadie quiere enterarse de un plazo cuando ya venció.
- Planilla. T-Registro, boletas y liquidaciones del año, contratos vigentes, CTS y gratificaciones con sus cálculos, la póliza de Vida Ley y los recibos por honorarios con sus retenciones.
- Libros físicos y documentos societarios. Libros legalizados, testimonio de constitución, vigencia de poderes, matrícula de acciones y actas de junta.
Con todo eso recibido, confirmamos qué está completo y qué falta antes de la primera declaración. Si algún periodo quedó con observaciones, se informa por escrito antes de asumirlo.
👉 Una lista larga no es desconfianza hacia el contador anterior. Es la forma de que nada dependa de la memoria de una sola persona.
El caso: aceptaron en agosto y empezamos en enero
Una empresa importadora nos pidió una cotización en agosto. Conversamos el alcance, los términos y las condiciones, y la propuesta quedó aceptada.
Cuando revisamos cómo trabajaba su área operativa, apareció el problema: el traspaso iba a caer encima de su campaña de fin de año. Hacer el cambio en ese momento era pedirle a su equipo que atendiera dos frentes a la vez.
Le recomendamos empezar en enero. La idea les gustó y les bajó la presión: el traspaso queda para un momento en que su equipo puede preparar cada bloque de la lista sin descuidar la campaña.
«El punto no es vender, vender, vender. El punto es que sea agradable para ambos el trabajo conjunto», dice Jorge Villar, del Estudio Contable JVillar. En una contabilidad externa trabajan juntos administración, operaciones, gerencia y el estudio, y ese trabajo arranca mejor si no empieza en la peor semana del año.
Cuándo conviene hacer el cambio de contador
El mejor momento para cambiar de contador es el que no choca con la temporada fuerte de la empresa. Para una importadora puede ser enero; para otro rubro, un mes distinto. La fecha se decide mirando la operación, no el calendario del estudio.
Cuando el cambio es en enero, la Declaración Jurada Anual y los estados financieros del ejercicio que cerró los prepara el contador saliente, que llevó ese año. Así lo coordinamos: quien llevó el ejercicio, lo cierra. El estudio nuevo arranca con el año nuevo y con la documentación completa.
El arranque con nosotros tiene tres pasos:
- Conformidad de la propuesta por correo o WhatsApp.
- Coordinación del onboarding y entrega de accesos: Clave SOL, AFPNet, cuenta de detracciones.
- Inicio del servicio el primer día hábil del mes siguiente a la conformidad, o inmediatamente si se requiere.
Cuando la operación lo pide, como en el caso de la importadora, la fecha de inicio se acuerda con la empresa.
Lo que vale más que este artículo
Un cambio de contador no es un trámite del área contable. Es un proyecto de toda la empresa, porque la información que se traspasa la produce la operación y la usa gerencia.
Por eso nuestro trabajo empieza antes de la primera declaración: pedimos lo que hace falta, revisamos qué llegó y avisamos por escrito lo que falta, con atención senior, a cargo de personal con experiencia en el rubro.
¿Estás evaluando cambiar de contador? Conversemos sobre tu operación y definimos juntos el mejor momento para hacer el traspaso. → jvcontadores.com/inicio/asesoria-contable-en-lima
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